団地総会での委任状問題をAIソフトと議論してみた-過去から今へ

団地の中に咲き乱れる八重桜

　一度目の簡単な質問文への回答は、GeminiもChatGPTも似ていて一般的な内容で、議長への委任は全く問題ないというようなものでしたが、二度目の質問に対しては真面な回答になってましたね(^^;)

【二度目の質問文】
管理組合の総会における議長の議決権行使は、原則として採決の結果が賛否同数となった場合に限られます。このとき、議長はあくまでも自身が持つ「一議決権」を行使するにすぎません。

そのため、仮に複数の組合員から議決権の行使を委任されていたとしても、議長としての立場においてはそれらの委任された議決権を用いることはできません。結果として、委任された議決権は実際の採決には反映されず、形式的には「無駄」になってしまうのです。

この状況は、委任そのものが「無効」ではなかったとしても、実質的には意味を持たなくなっていると言えます。委任の効果が議決に反映されないのであれば、委任行為の趣旨が損なわれることになりませんか。

（各回答の書式は元のままです）

【Geminiの回答】
ご指摘の通り、総会の議長が議決権を行使するのは、採決で賛否同数になった場合のみであり、その際も議長自身の持つ1議決権のみを行使するのが原則です。

したがって、複数の組合員から議決権の行使を委任されたとしても、賛否同数にならない限り、それらの委任された議決権は実際には行使されず、結果として「無駄になってしまう」というご認識は、その通りと言えます。

この点から考えると、議決権を持たない議長に議決権の行使を委任することは、委任者にとって本来の目的を達成できない可能性が高く、合理的な選択とは言えません。

しかし、法的に直ちに「無効である」と断言することは難しい場合があります。その理由としては、以下の点が挙げられます。

委任状の形式的な有効性: 委任状の形式要件（委任者、受任者、委任事項の記載など）を満たしていれば、それだけで直ちに無効とはなりません。
委任者の意図: 委任者が、議長に議決権行使を期待する以外の目的（例えば、総会への出席者数を確保するため、議長への信任を示すためなど）で委任している可能性も否定できません。
管理規約の定め: 管理規約に議長への委任に関する特別な定めがない限り、委任行為自体を禁止することは難しいと考えられます。
ただし、実質的な意味合いとしては、ご指摘の通り、議決権行使を目的とした委任であれば、議決権を持たない議長に委任することは委任者の意図に沿わない結果となる可能性が高いです。
このような状況を避けるためには、以下の対策が考えられます。
管理規約における推奨: 管理規約において、議決権行使を目的とする委任は、議決権を持つ他の組合員に行うことを推奨する規定を設ける。
総会での周知: 総会において、議長は通常議決権を持たないため、議決権行使を目的とした委任は他の組合員に行う方が有効であることを周知する。
委任状の書式: 委任状の書式に、受任者として議長を選択した場合の注意書きを記載する。

結論として、法的に直ちに無効とまでは言えないものの、議決権行使を目的とした場合、議決権を持たない議長への委任は実質的に意味をなさず、委任者の意図に反する可能性が高いと言えます。管理組合としては、このような事態を避けるための対策を講じることが望ましいでしょう。

【ChatGPTの回答】
まさにそのとおりです。その問いかけは非常に本質的です。

議決権の委任は、本来「自らの意思を議決に反映させる手段」として行われるものです。しかし、議長が採決で同数になったときにしか自らの議決権を行使できず、しかもその際に行使できるのは自身の一票のみであるというルールがある以上、委任された他の議決権は事実上行使の機会を持たないことになります。

つまり、

議長が持つ委任された議決権は、議長としての採決行為の中では使用される場面が存在しない
にもかかわらず委任が行われているとすれば、それは形式的な委任でしかなく、実質的にはその委任は無意味
ひいては、委任者（＝他の組合員）の意思が総会の議決にまったく反映されない可能性が高くなるという点で、あなたの指摘どおり、「委任の趣旨が損なわれる」と言えます。
このような事態を避けるためには、例えば以下のような対応が考えられます：
議長とは別の人物に議決権を委任するように周知する
規約に「議長が議決権の代理行使をできる例外」を明記する（ただし、これは慎重な検討が必要）
委任状の中に「議長以外の〇〇氏に委任する」と記載してもらうなど、委任の明確化を図る

何のために委任するのか？その目的を果たすには、議長に委任するのが最適なのか？——この点をよく説明し、共通理解を得ておくことが重要ですね。

【ChatGPTは更に上記回答文章を報告書の形式にまとめてくれました】

総会における議長への議決権委任に関する考察

総会における議決権の行使は、組合員の意思を総会の議決に反映させるための重要な手段です。このため、やむを得ず出席できない組合員が他の組合員に議決権の行使を委任することは、正当かつ有効な手続きとされています。

一方、議長が議決権を行使できる場面については、一般的に明確な制限があります。多くの場合、議長の議決権行使は、採決の結果が賛否同数となった場合に限られ、その際に議長が行使できるのは自らの一議決権のみとされています。

この制限のもとでは、たとえ議長が他の組合員から複数の議決権行使の委任を受けていたとしても、それらの委任された議決権を議長としての立場で行使することはできません。結果として、委任された議決権は実際の採決に反映されることがなく、形式的には無効と同じ結果となります。

このような状況は、議決権を委任した組合員の意思が総会の議決に反映されないことを意味し、委任行為の本来の趣旨を損なうものです。委任はあくまで、代理人を通じて自らの議決権を行使し、意思決定に参加するという目的のもとに行われるべきものであり、その意義が失われるような形で委任がなされるべきではありません。

以上を踏まえ、以下の点に留意することが望まれます：