Microsoft Outlookで手放せない「隠れた名機能」

１月５日に参拝者で賑わう 西新井大師 （RICOH GRIII）

Outlookを使い続けている意外な理由

私のメールソフト遍歴は、Becky!に始まり、Thunderbirdを経て、現在はOutlookに落ち着いています。 正直なところ、最初から「機能が素晴らしいから」と選んだわけではありませんでした。大きな組織で標準的に使われている、いわば「業界標準」だからという、少し消極的な理由からのスタートでした。

しかし、長年使い続けて慣れてしまうと、Webメールを含め他のソフトはどうも煩わしく感じてしまいます。そして使い込むうちに、他のソフトにはなかなかない、非常に重宝している機能があることに気づきました。

それが、「フォルダーのクリーンアップ」機能です。

フォルダを右クリックして現れる ポップアップの赤枠内

「フォルダーのクリーンアップ」とは？

一言でいうと、「溜まりに溜まったメールの中から、内容が重複しているものを自動で削除してくれる」機能です。

例えば、同じ件名で何度も返信を繰り返していると、最新のメールにはそれまでのやり取り（引用）がすべて含まれていますよね？ この機能を使えば、最新のメール1通だけを残し、中身が重複している過去のメールをすべて削除してくれるのです。

安心ポイント

• 添付ファイルがあるメールは削除対象から外れます。
• 内容が一部でも異なる場合、例えば添付ファイルなどは保持されるため、必要な情報が消える心配は殆どありません。
  

操作はたったの3ステップ

操作は驚くほど簡単です。（上の画像を参照ください）

1. 受信フォルダー（または送信済みフォルダー）を右クリックします。
2. 表示されたメニューの中から**「フォルダーのクリーンアップ」**を選択します。
3. 確認画面に従って進めるだけです。

※もし「クリーンアップされませんでした」というメッセージが出た場合は、重複するメールがなかったということなので、そのまま「OK」で閉じて大丈夫です。

まとめ：メール整理を自動化してスッキリ

メールフォルダーは放っておくと膨らみ続け、動作が重くなったり、目的のメールが探しにくくなったりします。 せめて「無駄な重複メール」だけでも一括で整理して、フォルダーをスッキリさせてみてはいかがでしょうか。

Outlookをお使いの方は、ぜひ一度右クリックから試してみてください。